כללים לפנייה לנקודת ח"ן והגדרות פנייה כשרה:
1. מטרת הפרויקט תהלום את מטרות תכנית העבודה הנוכחית של נקודת ח"ן כפי שהוצגה לעיל.
2. פרויקטים שלהם תרומה ישירה (ומוכחת) לשיפורה ולפיתוחה של חקלאות בת קיימא יועדפו על פני פרויקטים הבאים להוסיף מידע ותו לא.
3. נקודת ח"ן והוועדה המקצועית שלה שומרות לעצמן הזכות להזמין פרויקטים מגורמים שונים.
4. ההצעות יכללו הגדרה ברורה של תוצרים בני יישום שיצמחו מהפרויקט.
5. יועדפו הצעות משותפות לחוקרים מדיסציפלינות שונות, הצעות המשלבות עבודה מתחומי דעת שונים או הצעות המבוססות על שיתוף פעולה בין גופים/ארגונים/ מוסדות שונים.
6. יועדפו פרויקטים רלבנטיים לגיבוש מדיניות ציבורית של פיתוח חקלאי בר קיימא.
7. נקודת ח"ן נותנת מספר מענקים המסתכמים כולם יחד ב- 120,000$ לכל היותר בכל שנה. ניתן להגיש בקשות בהיקפים שונים, בהתאם לצורכי הפרויקט, אולם אין התכנית מתחייבת לממן תקציב פרויקט מוצע במלואו או לתת את מלוא הסכום העומד לרשותה. יועדפו פרויקטים הממומנים בחלקם ממקורות נוספים. התכנית אינה מתירה לנכות תקורה או תשלומי מע"מ מן המענק.
8. על הפרויקט להסתיים תוך 18 חודשים ממתן המענק; אין אפשרות להאריך את הפרויקט. ניתן להגיש בקשה למענק המשך אחד בלבד בתנאי שניתן להוכיח הגדלת ההישגים. מענק ההמשך נתון לשיקולה של הוועדה המקצועית בדיוניה בסבב ההצעות השנתי הרגיל.
9. לכל מענק יכול להיות אחראי פרויקט ראשי אחד בלבד. אחראי פרויקט עם מענק פעיל (שבו טרם הוגש דו"ח לפרסום או לא הוגשה בקשת תשלום אחרונה או שניהם) אינו רשאי להגיש בקשה חדשה. אחראי פרויקט, שקיבל שני מענקים ומעלה מנקודת ח"ן, לא יוכל להגיש בקשה חדשה טרם חלוף שנתיים למענק האחרון. אחראי פרויקט יכול ליטול חלק בהצעה אחת בלבד בכל סבב; כך גם לגבי שותף לפרויקט.
10. המענק מיועד לפעילות מחקר/סקר/נייר עמדה/עבודת שטח/עבודת שדה וכדומה. אין להשתמש במענק לצורך נסיעות לחו"ל, פעילות סינגור או שתדלנות, שכר לימוד וציוד בהיקף גדול.
11. תהליך הגשת ההצעה
א. את ההצעות יש להגיש באתר האינטרנט של נקודת ח"ן בלבד. מועד אחרון להגשה: יום ראשון 13.11.11.
ב. בשלב ראשון מבקשת הוועדה המקצועית לקבל הצעות מקדמיות (עד 800 מילים בלבד) המגדירות את נושא העבודה, צוות העבודה, השיטות, תכנית עבודה (ללא פירוט), תוצאות ותוצרים צפויים ומסגרת תקציבית. את ההצעות יש לשלוח דרך האתר עד לתאריך סגירת הסבב כמפורסם באתר. הצעות שתגענה לאחר תאריך זה או שתוגשנה בצורה שונה לא תטופלנה.
ג. בשלב שני תבחר הוועדה המקצועית של נקודת ח"ן מספר הצעות המתאימות ביותר ליעדיה והנראות מבטיחות מבחינת התוצר המתקבל ותבקש לקבל הצעות מלאות. ההצעות האלו תוגשנה בטופס המתאים הנמצא גם הוא באתר האינטרנט של הקרן.
ד. נקודת ח"ן שומרת לעצמה את הזכות לבקש הרחבות או שינוי דגשים בעקבות בחינת ההצעות.
ה. לא ניתן לערער על החלטת הוועדה המקצועית.
12. פרויקט שזכה בתמיכה חייב בהגשת דו"ח ביניים, דו"ח סופי, תקציר לחוברת יום עיון (כולל תקציר באנגלית), הרצאה ביום העיון השנתי של התוכנית, ודו"ח מלא לפרסום באתר התכנית. אבני דרך אלו הם תנאי לתשלום. כללי ההגשה מפורטים במכתב המענק. התכנית מעודדת פרסום באמצעים נוספים.